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30秒で分かる英文メールの書き方シリーズ 18 : 件名は明確に


30秒で分かる英文メールの書き方シリーズ 18:
件名は明確に

明確さも?そうです。ちょっとした2つの工夫で、簡潔かつ明確な件名にすることができるのです。まずは、メッセージのトピックから1~2個のキーワードを抜き出します。次に、件名の冒頭ではなく末尾にメッセージを分類する語をくっつけます。頻出トップ10の分類語は、“Request”(依頼)、“Needed”(お願い)、“Questions”(質問)、“Announcement”(お知らせ)、“Update”(更新)、“Answers”(回答)、“Problem”(問題)、“Apology”(謝罪)、“Thanks”(御礼)、“Recommendation”(提案)です。“Subject: Project SupportNeeded” (件名:プロジェクト支援の依頼)というメールに返信する場合は“Project Support Questions”(プロジェクト支援の件)とすればよいでしょう。このテクニックは、同じトピックについて何度もメールをやり取りする際にも役立ちます。なぜなら:
(a) キーワード検索によってメッセージの検索ができる
(b) 10通のメールを同じ件名のままやり取りするよりも、分類語を付けた方が区別しやすい
Subject: Re: Project Support Needed (件名:プロジェクト支援の依頼)
→ Subject: Re: Project Support Needed (件名:プロジェクト支援の依頼)
→ Subject: Re: Project Support Needed など (件名:プロジェクト支援の依頼)
ただし、依頼を断る際は、単純に“Re:”で返信するのが一番無難で簡単な方法です。