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英文eメール: 弱腰すぎる文体は避ける 12


メールの返信がなかなかこない、もしくは返信してもらえない場合の主な原因として、メールの文体が弱腰すぎることも挙げられます。受信者はあなたからのメールだけを受け取っているわけではありません。受信者に貴重な時間を割かせて返信してもらうには、おそらくは50~100通ものメールを相手に勝ち抜かなければならないのです。それでは、どうすればあなたのメールの優先度を上げることができるでしょう?一般的なテクニックとしては:

・ 要点が掴みづらく消去されがちなメールは書かない[I was thinking the system might not be such a good idea.(そのシステムはあまりいい案ではないように思いました)→ We need to discuss a potential problem with the system.(そのシステムについて生じ得る問題点を話し合いましょう)]

・ 期日を示す際は“ASAP”(できる限り早く)といった曖昧な文言は避け、具体的に提示する[by 5:00 LA time(ロサンゼルス時間で5時まで)]

・ 何かを依頼する際には説得力のある理由を述べ、期日と確認事項を記す[Please confirm by 1:00 this afternoon as I promised to get back with the client by 1:30.(クライアントに1時半までと約束したため、今日の午後1時までにご確認ください)]

・ 簡単に断ったり返事を遅らせたりさせないよう、クッション言葉を変える[If it’s possible, I was wondering if you could…?(もし可能であれば、…していただけないでしょうか?)→ Sorry for the rush, but we need…(急かすようで申し訳ありませんが、どうしても…)]

これらのテクニックを使えば、あなたのメールの優先度は自ずと上がるはずです。