Events

英文eメール: 強すぎる文体は避ける 11


濃い目のコーヒーを好む人もいますが、メールにおいては強すぎる文体は好まれません。世界的に見ても、メールの返信がなかなかこない、もしくは返信してもらえない場合の主な原因として、メールの文体が強すぎることが挙げられます。これを防ぐため、目上の人に対して何かを頼む場合(たとえば上司に休みを申請する場合)や、難しいことや特別なこと頼む場合、もしくは予想外の頼み事をする際(たとえば同僚に対して、休日にプロジェクトの手伝いをしてほしいと頼む場合)には、より柔らかい文体を使うよう心掛けましょう。パーティション越しに友人に頼み事をする場合には、ニッコリ微笑みながら優しい声で柔らかく伝えることができますが、メールの場合はそういった武器は使えません。「センシティブな」ケースでは:
・ 非質問形の“Please revise…”(訂正してください)ではなく、質問形の“Could you revise…?”(…を訂正していただけませんか?)を用いる
・ 依頼文には「クッション言葉」を付ける[例:Sorry for the rush, but…(急かすようで恐縮ですが…)、I know this is difficult, however…(難しいのは承知しておりますが…)]
・ 主語を“you”(あなた)ではなく“we”(我々)にする[“You need to send it by…”(…までにお送りください)ではなく“We need to receive it by…”(…までにお送りいただきたい)]
・ 相手への配慮を示すために理由を補足する[The reason is or client is waiting.(クライアントをお待たせしているためです)]
メールの文体が強すぎないように注意すれば、上司からは休暇の許可がもらえるでしょうし、休日でもプロジェクトの仕事を手伝ってもらえるはずです。